说明文档可以基于新的观点不断新增内容，但必须保持同步和得到团队的同意，且不能偏离服务策略。说明文档描述了详细的目标和服务的准则，帮助团队形成共同焦点并确保项目运行在正确的轨道上。
The specification can be growing document that evolves based on new insights but is always in line shared and agreed with the team and based on the service strategy. It represents a detailed goal description and contains criteria for success. It helps the project team to have a shared focus point and to make sure that the project stays on track.
凯通项目是通过对现有的网站进行调研，分析网站功能和用户及管理者的需求，对网站进行优化的项目，最后提出一套网站的设计规范以及进行优化的流程说明。
1、案例中的说明文档是一份对项目进行总结的说明文档。
2、整份说明文档由两部分组成，第一部分是【手机上网分析系统设计流程说明】，第二部分是【设计规范】。两部分分别从不同的方向对项目本身及项目结果进行阐述。
3、其中第一部分又可以分成五个部分，分别是：设计流程和调研方法、分析调研、原型设计、可用性测试和视觉设计。
4、第二部分【设计规范】的内容共分成了三个部分：设计样式、信息架构和交互方式与模块。通过制定设计规范，为网站以后的建设提供一个依据。
5、根据不同的项目以及说明文档的性质，文档的结构可以是不同的。
6、说明文档不仅可以用在项目结尾，也可以在项目开始的时候制定。在项目前制定的说明文档一般包含项目的目的，及一些不能进行修改的内容和规范等，是对项目进行的一个约束性参考性的说明文档。
关于如何写好说明文档，没有一个明确的回答。说明文档的种类很多，网站说明文档、软件架构说明文档、产品说明文档等，不同的说明文档有不同的目的，围绕着目的，安排好文档的结构，然后填充内容。不是所有的说明文档都要按照一定的格式来书写的，视情况而定，需要做出相应的修改。
适用于设计类的项目，或者项目有一些必须遵守的规则的时候。